Dans cet article, je donne des astuces pour trier, organiser et ranger les documents que l’on reçoit avec ses appareils électriques, meubles à monter et autres outils. Ou comment retrouver facilement et rapidement les factures de ses appareils sous garantie, les instructions de montage de ses meubles, les notices d’utilisation et modes d’emploi de ses appareils grâce à une organisation qui te convient.
Je donnerai plusieurs solutions pour que tu puisses choisir celle qui te convient le mieux : format papier ou stockage numérique dans le cloud, c’est toi qui choisis !
Ranger ses factures
Ce point est probablement le plus important, car il permet de profiter de la garantie en cas de problème. Dans le passé, j’avais un classeur dédié aux factures. Aujourd’hui, je passe au numérique.
Dans un classeur
Quelques astuces pour ranger tes factures au format papier :
- Si tu en as vraiment beaucoup, fais des intercalaires pour diviser par catégorie (ex: cuisine, jardin, travaux, multimédia…).
- Range-les dans un ordre qui a du sens pour toi : par ordre alphabétique (marque ou type d’appareil), par date d’achat…
- Surligne le nom de l’appareil et la date d’achat, ou écrit de quel appareil il s’agit et la date de fin de la garantie en haut de la facture ou du ticket pour trouver l’information en un coup d’oeil.
- Toutes les factures se rangent au même endroit.
Au format numérique
Aujourd’hui je migre toutes mes factures sur un espace de stockage dans le cloud. Plusieurs raisons à cela :
- De plus en plus de magasins proposent de fournir directement une facture numérique pour éviter l’impression papier (et quand on achète en ligne, on reçoit la facture dans ce format).
- Je partage un espace avec mon partenaire où nous stockons tous les documents concernant la maison. De cette manière, la personne qui a besoin d’un document peut y accéder facilement sans demander de l’aide à l’autre.
Il existe des espaces de stockage en ligne gratuits, comme Dropbox ou Google Documents. Si tu as un abonnement Office365, tu disposes également d’un espace de stockage OneDrive. Je rappelle cependant que le stockage en ligne consomme de l’énergie, pense à faire le tri régulièrement et à ne pas garder des choses inutiles.
L’avantage d’un espace de stockage Cloud est qu’il ne faut rien stocker physiquement chez toi. Pas de risque de dégradation matérielle, et ça n’occupe pas de place dans ta maison. Tu peux également partager l’accès avec d’autres personnes, et accéder à tes documents de n’importe où.
Cependant, il reste l’option de stocker au format numérique sur un support physique, comme une clé USB ou un disque dur amovible, si tu ne souhaites pas stocker en ligne.
Quelques conseils pratique :
- Enregistre ta facture directement dans ton espace de stockage ou sur ton support. La plupart des sites mettent à disposition la facture sur ton espace client, mais te souviendras tu du magasin où tu as acheté tel ou tel appareil dans 1,5 ans ?
Si tu ne souhaites pas copier la facture, tu peux aussi juste créer un fichier où tu listes l’endroit où tu as commandé tes appareils en ligne. - Renomme tous les fichiers directement, avec le même format. Par exemple « marque – type d’appareil – date de fin de garantie » : « samsung – machine a laver – 21 02 2027.pdf ».
Faire le ménage dans tes factures
Qu’elles soient stockées au format papier ou numérique, pense à nettoyer tes factures régulièrement. L’idée est d’y penser dès que tu te débarrasses de l’appareil en question (pour revente, don, ou parce que l’appareil est en fin de vie).
Je conseille même de planifier un nettoyage de tes factures une fois par an pour jeter ou supprimer toutes celles des appareils qui ne sont plus couverts par une garantie (d’où l’utilisé de noter la date de fin de couverture, que ce soit au format papier ou numérique).
Ranger ses notices d’utilisation, plans de montages…
Les notices d’utilisation s’avèrent utiles pour comprendre un message d’erreur sur ses appareils ou revoir les instructions d’entretien, tandis que les plans de montage sont d’une aide précieuse quand on doit démonter un meuble (lorsqu’on déménage par exemple).
Avant, je gardais tous ces livrets dans une caisse. Récemment, j’ai commencé à mettre de l’ordre dans cette caisse pour nous faciliter la vie.
A noter aussi, j’ai décidé de ranger les modes d’emploi et les factures de deux manières différentes et à deux endroits différents, simplement parce que ces deux types de documents n’ont pas la même utilité, et pas le même cycle de vie. Pour moi, la facture devient inutile dès que la garantie est passée, alors que j’aurai besoin de la notice tant que je possèderais l’appareil. De plus, je consulte beaucoup plus souvent les manuels d’instruction que les factures.
Garder les notices au format papier
Pour l’instant, je garde mes notices au format papier, mais j’ai amélioré un peu mon système. Voici mes astuces :
- Noter sur la caisse la liste exacte des manuels dont on dispose.
- Garder uniquement les instructions dans la langue qui nous intéresse (et uniquement les informations utiles).
- Se débarrasser de la notice dès que l’objet sort de chez nous (revente, fin de vie…). En cas de revente ou don, je donne la notice avec l’appareil ou le meuble.
- J’ai décidé de ranger toutes mes notices au même endroit : je ne divise pas par pièce. Pour moi, cela a plus de sens, car je n’encombre pas plusieurs pièces avec mes livrets d’instruction, et je ne dois pas retenir plusieurs endroits où ces livrets sont rangés.
Tu peux aussi ranger ces instructions dans un classeur plutôt que dans une caisse. Je possédais déjà une boîte au bon format et je l’utilise pour mon rangement, mais si je n’avais pas eu cette boîte j’aurais utilisé un classeur.
Au format numérique
Puisque les notices sont encore souvent fournies au format papier, je les garde sous cette forme. Cependant, quand ce n’est pas le cas, je vais sur le site du fournisseur pour la télécharger. Je préfère le faire directement, car c’est toujours plus facile de la trouver quand l’appareil est encore sur le marché.
Si tu ne veux pas garder les notices papier, tu peux les stocker sur le cloud ou sur un disque dur. Regarde d’abord sur Internet si tu peux les trouver directement au format numérique, au téléchargement. Dans le cas contraire, tu peux prendre une photo des pages intéressantes ou les scanner. Généralement, je trouve qu’il n’y a jamais plus de 2 ou 3 pages de référence dont j’ai besoin.
Pourquoi apporter un soin particulier au rangement des notices, plans et factures ?
Il n’y a rien de pire que de se retrouver face à une machine à laver qui affiche un code d’erreur incompréhensible alors qu’on était déjà en retard pour quitter la maison, ou de faire des allers-retours de la cave au grenier pour retrouver le plan qui permettra de démonter le lit pour pouvoir le déménager. Sans parler des factures et du stress de ne pas les retrouver quand on est face à une panne, au risque de perdre la garantie.
Pour toutes ces raisons, mieux vaut dédier quelques minutes au rangement de ces documents dès qu’on les reçoit, et les retrouver sans stress et immédiatement lorsqu’on en a besoin.
C’est aussi moins pénible à trier et désencombrer quand on a pris soin de bien les ranger et de ses débarrasser du superflu directement.
Bien s’organiser, en résumé🪄
- Trouver un système centralisé qui fonctionne bien pour toutes les personnes qui doivent avoir accès aux documents en question.
- Ne garder que le nécessaire et trier régulièrement : moins on a de choses, plus facilement on trouve ce qu’on cherche.
- Avoir un bon système permet de trouver l’information immédiatement, même dans une période de stress.
- Noter les informations clés (date, nom, marque) ou les surligner pour les voir en un coup d’oeil et gagner du temps lorsqu’on en a besoin (ou qu’on trie).
Pour aller plus loin :
