Comment organiser ses voyages soi-même sans passer par une agence de voyage ou un tour opérateur ? Définir un itinéraire sans passer par un voyage sur catalogue ? Quelles étapes effectuer dans quel ordre ? Comment compiler les informations sur sa destination de vacances et rassembler tout ça en un planning ? C’est ce que je vais partager dans cet article.

Cette année, je réalise un rêve : je m’envole pour le Japon ! C’est le deuxième « gros » voyage de ma vie, un voyage qui m’emmène loin, pendant longtemps et où je ne reste pas tout le temps au même endroit. Voyager est l’une de mes passions, voire même un besoin vital. J’aime organiser mes visites, mes itinéraires, mes journées, en prévision de mon séjour (je ne suis pas une aventurière, je planifie beaucoup en amont 😅).

Ce voyage au Japon est probablement celui qui m’a demandé le plus d’investissement et de préparation (même si j’ai pu partager la tâche avec mon significant other). Quand je suis partie aux USA pendant 1 mois en road trip, il y a presque 10 ans, c’était mon premier gros voyage et j’étais passée par une agence de voyage, avec une formule pré-faite que j’avais juste légèrement ajustée. Cette fois, on s’est lancé dans l’organisation de A à Z !

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Pourquoi organiser son voyage soi-même ?

Disons-le d’emblée : l’organisation de voyage, ça ne convient pas à tout le monde. Il n’y a aucun souci à passer par une agence de tourisme, ou à partir à l’aventure, si c’est ce qui te convient ! Il y a plein de raisons de passer via une formule toute faite ou presque, la majeure à mes yeux étant la charge mentale que tu peux déléguer à quelqu’un d’autre. Et si tu veux partir sans itinéraire et improviser, éclate-toi !

J’ai choisi de préparer celui-ci moi-même parce que j’avais envie de me sentir totalement « propriétaire » de ce voyage. Je suis une control freak, et déléguer c’est difficile pour moi (oui, même à des professionnels 😂). Je me suis dit qu’en organisant et réservant moi-même, j’étais en contrôle total de mon budget et que je pouvais soigneusement choisir où je voulais faire des coupes et où je voulais investir.

Autre point : J’ai eu quelques regrets après mon voyage aux Etats-Unis, car j’avais atterri dans des villes qui ne me convenaient et ne m’intéressaient absolument pas, juste parce que ça m’avait été bien vendu. Puisque le voyage était pré-organisé, j’ai à peine creusé les lieux proposés et ce que je voulais exactement faire. Je suis passée à côté de certaines choses alors que j’ai aussi eu le sentiment de perdre mon temps à certains endroits.

Finalement, la préparation, c’est le début du voyage. J’ai toujours rêvé d’aller au Japon, mais avant de commencer à préparer ce voyage j’étais incapable de situer Tokyo par rapport à Osaka, je ne savais pas ce qu’on pouvait faire un Japon, je partais quasiment de zéro. Cette préparation m’a obligée (avec plaisir !) à creuser, m’informer, comparer, jusqu’à créer un voyage sur-mesure. L’expérience nous le confirmera (des articles suivront sur ce périple au Japon 😉), mais je suis persuadée que ce voyage sera encore plus inoubliable car il sera taillé sur-mesure pour nous.

Organiser avec d’autres personnes, mode d’emploi

Les débuts de l’organisation du voyage ont été chaotiques avec mon chéri. Comme je le disais plus haut, je suis une control freak, je suis très organisée, limite maniaque et parfois à la limite de la psycho-rigidité… On a commencé par essayer de tout faire à deux, les recherches, les fichiers (oui, on a un fichier Excel avec une dizaine d’onglets pour ce voyage, ainsi qu’un Trello), etc. C’était la cata, on s’énervait à chaque fois et on n’avançait quasiment pas.

En discutant avec une amie, elle m’expliquait qu’elle avait partagé les tâches avec son mari pour l’organisation de leurs vacances. Chez eux, c’était plutôt pour une question de charge mentale et domestique, mais j’ai trouvé l’idée ingénieuse (pour quelqu’un comme moi, ce n’était pas du tout évident d’en arriver à cette idée !).

On s’est donc divisé les tâches pour ne pas se marcher sur les pieds. Au début, l’idée était inconfortable pour moi, mais on se rend vite compte que c’est très efficace, et si on est suffisamment alignés sur nos envies et nos exigences, on peut totalement faire confiance à l’autre !

Mon conseil, si vous partez à plusieurs (que ce soit à deux, en couple, ou en groupe), c’est d’utiliser cette stratégie. Il arrive trop souvent qu’une seule personne s’occupe de l’organisation de tout (généralement, la personne la plus anxieuse et/ou la plus organisée), ce qui fait peser un gros poids sur ses épaules. Non seulement elle doit prendre en charge toute l’organisation, les réservations… mais chez moi ça développait en plus une angoisse de bien faire pour ne pas décevoir les autres.

Stop ! On responsabilise tout le monde, tout le monde a la possibilité de prendre en charge une partie de l’organisation, tout le monde a des points forts et des intérêts spécifiques qu’il ou elle peut mettre à contribution pour le projet.

Première approche de la destination

Il y a quelques années, j’aurais acheté des livres. Aujourd’hui, Internet est une mine d’or (à toujours considérer d’un oeil critique évidemment). Les sites spécialisés et blogs, chaînes Youtube et comptes Instagram, sans parler des forums et groupes, fourmillent d’informations précieuses. J’ai une préférence personnelle pour les blogs, puis les sites spécialisés (en faisant un tri pour écarter les sites trop commerciaux et qui poussent à la vente/n’ont pas un avis neutre). J’évite de faire trop appel à des groupes et forums car j’aime me faire mon opinion et recueillir des infos plus « neutres » comme base.

La première étape, c’est de découvrir le « paysage » de la destination, la localisation des différentes grandes villes, les possibilités de transport et de logement, les types d’activités, spécialités culinaires, curiosités culturelles… Cela donne une première idée de ce qu’on va rechercher par la suite.

C’est aussi à cette étape que je commence à me renseigner sur les modalités du type :

  • dans quelle langue pourra-t-on communiquer,
  • faut-il un passeport, un visa ou d’autres formalités administratives,
  • quels sont les moyens de transport préconisés et disponibles sur place,
  • vaccins obligatoires et autres formalités médicales,
  • quels sont les moyens de paiement acceptés, doit-on prendre du liquide, faut-il faire débloquer ses cartes bancaires,
  • la météo selon les différents moments de l’année (et les régions),
  • niveau de sécurité, points d’attention, choses à éviter…

Pour des paiements partout dans le monde et sur Internet, je recommande Revolut. C’est une carte Visa rechargeable via différents moyens (virement bancaire, Apple/Google pay, liaison à un compte bancaire…) qui permet de gérer son budget facilement mais surtout de payer à l’étranger sans frais (dans beaucoup de pays et devises) ! C’est une carte très sécurisée et qu’on peut facilement configurer depuis son smartphone pour modifier la limite journalière, la possibilité de payer sans contact ou pas. On peut également bloquer une partie de l’argent dans un coffre-fort pour le séparer du « compte courant ». Bref, je suis fan depuis des années, c’est un de mes compagnons de voyage irremplaçables.

Outil : Trello

Pendant cette étape, j’utilise un tableau Trello. C’est un site gratuit qui permet de réaliser des tableaux divisés en colonnes (un Kanban pour celleux qui connaissent ça au boulot). On utilise souvent des colonnes « A faire », « En cours », « Bloqué », « Fait » dans le contexte du travail et de l’organisation des tâches, mais on peut nommer les colonnes comme on veut.

Chaque colonne contient des tuiles ou cartes qui peuvent être déplacées d’une colonne à l’autre, ou à l’intérieur d’une colonne. On peut les catégoriser par couleur, mettre des dates (deadlines), ajouter des liens et des images. C’est hyper complet et intuitif.

Pendant des mois, dès qu’on voyait une info intéressante, un endroit qui avait l’air sympa, un resto à investiguer… on l’ajoutait dans la colonne adéquate. Cela permet de garder et classer les infos pendant les recherches mais aussi quand on tombe sur un bon plan par hasard (en scrollant sur Instagram par exemple…). Un des avantages de Trello est qu’on peut collaborer sur un même tableau.

J’avais organisé le Trello en colonnes « Infos utiles », mais surtout « A regarder » (ça a l’air sympa, voyons si on peut le caser sur notre itinéraire/faisons des recherches pour être sûrs que ça nous tente), « A faire » (on a déjà vérifié, on va le faire), « Peut-être » (faisable mais on n’est pas totalement convaincus) et « Non » (on ne peut pas le faire ou ça ne nous tente pas du tout).

Un autre avantage par rapport à d’autres supports, c’est qu’on peut facilement renommer les colonnes, archiver des cartes et des colonnes (sans les supprimer), etc. Du coup notre Trello ne comportait plus exactement ces colonnes-là plusieurs mois plus tard, il a évolué avec notre préparation, mais voici à quoi cela ressemble :

Combien de temps rester sur place

Pour le Japon, on voulait réserver nos billets le plus tôt possible en espérant profiter de prix plus avantageux (on les a achetés environ 1 an à l’avance, avec les assurances qui vont bien évidemment, qui ne coûtent d’ailleurs pas très cher mais évitent beaucoup de soucis et de stress). On a travaillé sur l’itinéraire en deux temps, une première fois en mode grossier pour estimer le temps qu’on voudrait passer dans le pays.

On voulait s’assurer qu’on pouvait réserver pour un mois sans risquer de s’ennuyer (on était innocents à l’époque, pour rappel on ne connaissait quasiment rien du pays concrètement), mais aussi savoir quelles villes on allait traverser. Pour contextualiser, on savait déjà qu’on fera un voyage en train au Japon, mais on avait la possibilité d’aller au nord, au sud, de rester dans le centre…

On a donc réalisé un itinéraire grossier (je reviens sur la méthode un peu plus bas) mais suffisamment précis pour savoir combien de jours on passerait dans chaque ville. Pour cela, on devait déjà savoir plus ou moins ce qu’on voulait faire à chaque endroit, les contraintes horaires mais aussi la durée des transports dans la ville et entre deux villes. On avait ainsi une idée de la ville d’arrivée et de départ, ainsi que le nombre de jours dont on avait besoin. Enfin, dans notre cas, c’était plutôt l’inverse : on avait dès le départ l’idée de partir un mois, on voulait juste vérifier qu’on arriverait à créer un itinéraire pour cette durée.

Petite astuce en plus : Utilise les moteurs de recherche pour savoir combien de temps rester à un endroit. Parfois, il est difficile d’estimer le temps à prévoir pour une visite ou dans une certaine ville. En recherchant « Combien de temps rester à… » ou « Combien de temps est nécessaire pour visiter… », on trouve pas mal de réponses grâce à des forums de discussion. Si tu ne trouves pas la réponse de cette manière, tu peux poster ta question dans des groupes d’échange sur la destination pour connaître l’avis de plusieurs voyageurs et te faire une meilleure idée.